仕事をしているとミスしてしまうことは必ずあります。
大切なのは同じミスを繰り返さないこと、ミスをしないよう対策することです。
今回紹介させていただく本は、仕事によくあるミスを防ぐための手帳やノートなどの使い方を詳しく解説してくれています。
『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』鈴木真理子著（明日香出版社）
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本の紹介をする前に、仕事のミスの原因とその対策をまとめました。
仕事のミスの原因
職場のストレス、体調管理
職場の人間関係が悪かったりコミュニケーション不足の場合、報連相（報告、連絡、相談）が行き届かず仕事のミスに繋がります。
また個々のやる気も上がらず職場環境としては良い状態とは言えません。
その場合、自分一人で解決するのは困難なので周りの人たちと協力するしかないでしょう。
また、体調が悪い場合は十分休養を取る、病気などの場合は休んだり治療するようにしましょう。
約束事や疑問点の確認をしない
仕事のアポ、締め切りや注意点など、不安や疑問に思うことを放置したままにすると重大なミスに繋がります。
少しでも疑問点があれば必ず確認するようにしましょう。
優先順位を意識しない
たくさんの仕事の中から何を優先してやるべきか。
重要なこと、締め切りが近いものを先にするべきですが、優先順位を決めておかないと大事なことが後回しになってしまいます。
締め切りに追われ慌ててやる仕事はミスをしやすくなります。
仕事の内容や手順を理解していない
指示されたことをやっているつもりでもミスが多く出る場合、そもそも内容や手順を理解できていないかもしれません。
マニュアルや指示内容を見直して、わからないことがあれば周囲の人に聞く必要があります。
ミスをしないための対策
メモをしっかり取る
誰でも頭だけで覚えられることには限界があります。
覚えたつもりでも忘れてしまうのは当たり前。
指示されたこと、作業内容の詳細、アポや締め切りなど、大事なことは必ずメモを取っておきましょう。
優先順位を決める
重要なことや締め切りがある仕事を先に片付けられるよう、スケジュールを見てその日に行うTO DOリストを作成します。
急な仕事が入ることもあるので、あまり詰め込まないようにするのがポイントです。
確認をしっかり行う
仕事内容、指示されたことや約束事などについて、不安や疑問点があれば必ず確認しましょう。
また、慣れている仕事でも重要な点は最終チェックを他の人にしてもらうとミスを減らせます。
以上、仕事のミスの原因と対策についてまとめました。
鈴木真理子著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』
この本はビジネスパーソン向けに書かれた手帳・ノート術を解説しています。
仕事に使う手帳やノートには何をどのように記録すればミスを防げるのか、とてもわかりやすく説明してくれています。
読んだ印象では主に営業職向けなのかなと思いましたが、他の職種でも実践できることが多く、手帳の基本を知りたい方にもおすすめできる内容です。
わたしの仕事は事務や販売、お店の管理なのですが、この本に書かれた手帳術やメモ術はとても役立っています。
では内容の一部を抜粋して紹介させていただきます。
第１章 手帳の基本、第２章 手帳の実践的な使い方
ビジネスパーソンが手帳によく書くことは以下の3つです。
アポイントや書類などの締め切り
TO DOリスト
日記
現代ではスマートフォンなどデジタルツールを利用する人が多いですが、この本ではアナログの手帳を勧めています。
理由として、デジタルでは電話しながらスケジュールを見られないこと、画面を開くまで時間がかかることなどを挙げています。
本書から手帳の具体的な使い方を抜粋してみました。
相手の締め切りより１日早めたMY締め切りを設定する
仕事はMY締め切りの前日までに完成させて、一晩寝かせてからチェック。
ミスに気づいたら修正する。
持ち物を書いておく
取引先などを訪問する日付のところに持ち物を書いておくと忘れない。
デスクでは開いたままにする
いつでも見られように開いておけば、書きっぱなしで忘れてしまうのを防げる。
第３章 メモの基本、第４章 メモの実践的な使い方
人との約束や内容を忘れてしまうと信用問題に関わります。
物事を忘れるのは当たり前だと思い、メモを取って見返す習慣をつけるだけで仕事は楽になります。
「外メモ」と「内メモ」
外メモは外から入ってくる情報、上司からの指示や電話でのやり取りなどです。
内メモは自分のアイデアや考えを書き出すもので、毎日書くべきなのはその日のTO DOリストです。
TO DOリストを作るときは前日にやり残したことも書くのがポイントです。
その他、TO DOリストの作り方や、とりあえず書いたメモのまとめ方などが書かれています。
第５章 ノートの基本、第６章 ノートの実践的な使い方
社会人になると学生時代とは違い書いたことを暗記する必要はありません。
仕事を全部覚えない代わりにノートに記録し、ミスをしないよう見返しましょう。
仕事を終えた後に手順を書いておけば自分用のマニュアルができます。
ふりかえりを記録して、もしミスをしていたらそれを繰り返さないよう作戦を書いておきます。
第７章 夢や目標を叶えるための記録術
手帳には目標を書き、やりたいことリストを書きます。
そのリストには期限をつけて具体的な計画に落とし込みます。
そうすると夢の実現に向けて近づくことができるでしょう。
本書の感想
仕事以外にも忘れたりミスすることはあるので、この本の内容はプライベートや家事などにも活かせることが多いと思いました。
実践的なことがたくさん書かれているのでお手本にしやすいと思います。
逆に使わないなあと思ったのは、消せるボールペンやマーカーで書くという部分です。
筆記用具は人によって使いやすいものがあるので、必ずしも本の通りにしなくても良いと思います。
わたしは間違えて書いたときは修正テープを使い、予定が変更されたときは黒線で引いて消したりしています。
以上、『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』を紹介しました。
ミスを減らしたいと思う方、具体的な手帳の使い方や仕事術を知りたい方にはおすすめの本です。
気になったらぜひ読んでみてください。
↓こちらは図解版です。
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